Polityka prywatności

ZASADY OCHRONY PRYWATNOŚCI SYSTEMU FALA

 § 1

Informacje podstawowe

1) Szanując Państwa prawa jako podmioty danych osobowych (osób, których dane dotyczą) oraz respektując obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) oraz inne właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, zobowiązujemy się do zachowania bezpieczeństwa i poufności pozyskanych od Państwa danych osobowych.

2) Niniejsze Zasady Ochrony Prywatności Systemu FALA (zwane dalej Zasady), obejmują wszelkie dane pozyskiwane przez Administratora. Poniżej opisujemy, jakie informacje gromadzimy, w jakim celu oraz w jaki sposób i w jakim zakresie są one wykorzystywane.

3) Zasady zawierają także informacje na temat bezpieczeństwa danych oraz uprawnień w zakresie dostępu i nadzoru nad przekazanymi informacjami.

4) Wszelkie słowa pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie Systemu Fala (zwanym dalej Regulaminem), chyba że co innego wynika z treści niniejszego dokumentu.

5) Pracownicy InnoBaltica zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie przetwarzania danych osobowych, a InnoBaltica jako Administrator danych wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia oraz środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia najwyższego stopnia ochrony danych osobowych. Wdrożone zostały niezbędne procedury, dzięki którym zapewniona jest zgodność z prawem oraz rzetelność procesów przetwarzania danych, a także egzekwowalność wszelkich praw przysługujących Państwu jako osobom, których dane dotyczą. Dodatkowo w razie konieczności InnoBaltica współpracuje z organem nadzorczym na terenie Rzeczpospolitej Polskiej tj. z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanym dalej PUODO).

6) Każdy stwierdzony przypadek naruszenia bezpieczeństwa jest dokumentowany, a w razie wystąpienia jednej z sytuacji określonych w przepisach RODO, o takim naruszeniu przepisów o ochronie danych osobowych informowane są osoby, których dane dotyczą, oraz – jeżeli ma to zastosowanie – PUODO.

 § 2

Administrator Danych Osobowych

1) Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, które dane osobowe będą przetwarzane oraz w jakim celu, i jakim sposobem, w aplikacji mobilnej FALA oraz na Portalu Fala (https://systemfala.pl) (zwanymi dalej łącznie Aplikacją), jest InnoBaltica Sp. z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000311943, NIP: 9571003404, REGON: 220639884, adres korespondencyjny: ul. Równa 19/21, 80-067 Gdańsk.

2) Możesz się z nami skontaktować wysyłając email na adres: innobaltica@innobaltica.pl.

 § 3

Inspektor Ochrony Danych

1) Dla właściwego nadzoru nad ochroną Państwa danych osobowych Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych oraz jego Zastępcę. Wszelkie zapytania lub skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, zwane dalej Zgłoszeniami, należy kierować na adres e-mail Inspektora Ochrony Danych: iod@innobaltica.pl. Dane osobowe Inspektora oraz jego Zastępcy znajdziecie Państwo na Portalu Fala https://systemfala.pl/documents/ochrona-danych-osobowych

2) W treści Zgłoszenia należy w sposób wyraźny wskazać:

1. a) dane osoby lub osób, których dotyczy Zgłoszenie,
2. b) zdarzenie, które jest powodem Zgłoszenia,
3. c) przedstawienie swoich żądań,
4. d) wskazać oczekiwany sposób załatwienia sprawy.

 § 4

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

InnoBaltica realizuje swoje zadania własne i zlecone w oparciu o interes publiczny, w zakresie organizacji transportu publicznego na terenie Województwa. Jest to główny cel działania Administratora. Podanie danych, o których mowa w § 5 niniejszych Zasad, jest konieczne w następujących celach szczegółowych:

1) korzystania z usług dostępnych w Systemie FALA, jak również utworzenie profilu Użytkownika, dopasowywanie, analizowanie i udoskonalanie usług oraz zapewnienie bezpieczeństwa ich świadczenia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, czyli zawarcie umowy, w postaci akceptacji Regulaminu.

2) prowadzenia działań marketingowych i sprzedażowych oraz umożliwienia kontaktu w związku ze świadczonymi usługami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, czyli zgoda Pasażera.

3) przetwarzania związanego z obsługą reklamacji, archiwizacji dokumentacji, rozliczeń finansowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z Ustawą Prawo przewozowe, Ustawą Kodeks spółek handlowych, Ustawą Ordynacja Podatkowa oraz innymi przepisami prawa.

4) przetwarzania danych osobowych dotyczących zakodowanych uprawnień do ulgi na przejazdy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) oraz art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, czyli zgoda Pasażera.

 § 5

Dane osobowe podlegające przetwarzaniu

1) Zgodnie z zasadą minimalizacji, przetwarzane są wyłącznie te kategorie danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia celów, o których mowa w § 4.

2) Dane osobowe, dla których InnoBaltica jest Administratorem, pozyskiwane są od użytkowników Systemu FALA bezpośrednio w procesie przesłania formularzy zamieszczonych w Aplikacji lub przekazania danych w Punkcie Obsługi Klienta (POK).

3) Każdy z Państwa jako osoba korzystająca z Systemu FALA ma możliwość wyboru, czy i w jakim zakresie chce korzystać z usług Systemu FALA oraz udostępniać dane o sobie w zakresie określonym treścią niniejszego paragrafu.

4) Dane osobowe gromadzone są za pomocą narzędzi informatycznych Systemu FALA i pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dotyczą, za pomocą formularza rejestracyjnego. Dodatkowe informacje zbierane są również w trakcie działania Aplikacji.

5) Dane te przetwarzane są głównie przy wykorzystaniu systemów informatycznych, a w przypadku pozyskiwania danych przekazanych nam w korespondencji pisemnej, także w sposób tradycyjny.

6) Informacje, które gromadzone są za pomocą Aplikacji mogą być wykorzystywane przez InnoBaltica w związku z prowadzeniem działalności statutowej, w celach opisanych w §4.

7) Dane osobowe Użytkownika Karty będą przetwarzane w następującym zakresie:

1. a) imię i nazwisko,
2. b) wizerunek (zdjęcie) – dobrowolne,
3. c) lokalizacja (walidowanie)
4. d) PESEL/ Identyfikator cudzoziemca analogiczny do PESEL (w przypadku Identyfikatora cudzoziemca stosuje się zasady opisane w ustawie),
5. e) data urodzenia,
6. f) adres zamieszkania: ulica, nr domu/mieszkania, kod pocztowy, miejscowość,
7. g) rachunek bankowy do zwrotów środków z konta Użytkownika,
8. h) numer telefonu, (dobrowolny)
9. i) adres e-mail
10. j) PIN Karty Systemu Fala

8) W przypadku cudzoziemców nieposiadających PESEL lub identyfikatorów analogicznych do PESEL, przetwarzane będą dodatkowo następujące dane osobowe niezbędne do wygenerowania identyfikatora cudzoziemca:

1. a) typ dokumentu tożsamości,
2. b) nr dokumentu tożsamości ,
3. c) obywatelstwo.

9) Dane osobowe Użytkownika Karty, który wyraża wolę zakodowania na karcie ulgi mu przysługującej na podstawie przedłożonych do wglądu dokumentów uprawniających do ulgi w przejazdach i wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych, będą przetwarzane w zakresie takich danych:

1. a) nazwa ulgi,
2. b) typ przedstawionego dokumentu,
3. c) numer przedstawionego dokumentu tożsamości,
4. d) nazwa organu wydającego dokument tożsamości,
5. e) data wydania dokumentu tożsamości,
6. f) data obowiązywania uprawnień do przejazdów ulgowych.

10) Dane osobowe Użytkownika Karty, który składa wniosek reklamacyjny, będą przetwarzane w zakresie:

1. a) adresu e-mail,
2. b) adresu korespondencyjnego,
3. c) innego adresu podanego w treści reklamacji, w zależności od formy korespondencji jaką wybrał Użytkownik Karty składający reklamację.

11) Dane techniczne podlegające przetwarzaniu: takie jak adres IP urządzenia, dane gromadzone przez Google Analytics, dane udostępnione z konta na portalu społecznościowym Facebook (w przypadku logowania za pośrednictwem konta na portalu społecznościowym Facebook i/lub podłączenia konta na portalu społecznościowym Facebook), dane udostępnione z konta Google (w przypadku logowania za pośrednictwem konta Google), dane udostępnione z konta Apple (w przypadku logowania za pośrednictwem konta Apple).

12) Adres IP urządzenia, o którym mowa powyżej, to informacje wynikające z ogólnych zasad połączeń realizowanych w Internecie (takie jak adres IP oraz inne informacje zawarte w logach systemowych) wykorzystywane przez administratora Systemu w celach technicznych. Adresy IP mogą też być wykorzystywane w celach statystycznych, w tym w szczególności do zbierania ogólnych informacji demograficznych (np. o regionie, z którego następuje połączenie).

 § 6

Zmiana danych osobowych

1) Wniosek o zmianę danych osobowych Użytkownik Karty składa w Punkcie Obsługi Klienta (POK) osobiście lub przez przedstawiciela Użytkownika Karty albo składa na Portalu Klienta. Wniosek o zmianę danych osobowych przedstawiciela Użytkownika Karty przedstawiciel, składa w POK osobiście.

2) Jeżeli wniosek o zmianę danych osobowych dotyczy danych osobowych naniesionych na Karcie, zmiana danych osobowych wymaga wydania nowej Karty w miejsce Karty dotychczasowej. Za wydanie nowej Karty pobierana jest opłata zgodnie z odpowiednim Załącznikiem do Regulaminu. W takim przypadku bieg okresu do możliwości wydania, bezpłatnie kolejnej Karty FALA (po 5 latach od wydania poprzedniej Karty, zgodnie z zapisami §8 Regulaminu), rozpoczyna się na nowo. Jeżeli wniosek o zmianę danych osobowych dotyczy danych osobowych innych niż naniesionych na kartę, zmiana danych osobowych nie wymaga wydania nowej Karty i następuje w terminie 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku po złożeniu wniosku.

 § 7

Okres przetwarzania danych osobowych

1) Państwa dane osobowe przetwarzane będą przez okres korzystania przez Państwa z usług Systemu FALA (obowiązywania umowy) w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usług. Jeśli zdecydują się Państwo na zakończenie korzystania z Systemu FALA, Państwa dane będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym została rozwiązana umowa, w zakresie niezbędnym do spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz w związku z ewentualnymi roszczeniami lub obroną przed roszczeniami.

2) Dane osobowe przetwarzane są przez czas niezbędny do osiągnięcia celów wymienionych w § 4. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy niż wskazany, w przypadku, gdy takie uprawnienie lub obowiązek nałożony na Administratora wynika ze szczególnych przepisów prawa lub gdy usługa ma charakter ciągły.

 § 8

Odbiorcy danych osobowych

1) Administrator nie udostępnia żadnych danych osobowych podmiotom trzecim lub innym Użytkownikom Karty, bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Dane osobowe bez zgody osoby, której dane dotyczą, mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom posiadającym do tego podstawę w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (np. organom podatkowym, organom ścigania). Należą do nich również emitenci biletów których bilety są dystrybuowane w systemie Fala.

2) Dane osobowe będą udostępniane pracownikom Administratora zgodnie z uprawnieniami i upoważnieniami, jakie posiadają w celu zapewnienia prawidłowej obsługi realizowanych procesów przetwarzania danych oraz w niezbędnym czasie i zakresie.

3) Pracownicy Administratora zostali przeszkoleni z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych jak również z zasad ochrony danych obowiązujących u Administratora. Zostali też zobowiązani do zachowania wszelkich danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczeń w poufności.

4) Dane osobowe mogą być udostępniane osobom upoważnionym przez administratora, podmiotom świadczącym usługi informatyczne, operatorom pocztowym lub kurierom, podmiotowi wytwarzającemu Kartę FALA, innym podmiotom świadczącym usługi w ramach wskazanej umowy przewozowej.

 § 9

Prawa osób fizycznych

1) Zgodnie z zapisami Rozdziału III RODO, Użytkownikowi Karty oraz przedstawicielowi Użytkownika Karty, przysługuje prawo do:

1. a) ochrony danych osobowych;
2. b) dostępu do danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
3. c) żądania sprostowania (poprawienia lub zmiany) danych;
4. d) żądania usunięcia danych, gdy zachodzą okoliczności, o których mówi art. 17 RODO;
5. e) żądania ograniczenia przetwarzania danych, gdy zachodzą okoliczności, o których mówi art. 18 RODO;
6. f) przenoszenia danych osobowych;
7. g) zgłoszenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. h) wyrażenia lub cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących:

- prowadzenia działań marketingowych i sprzedażowych oraz umożliwienia kontaktu w związku z tymi działaniami;

- przetwarzania danych osobowych dotyczących zakodowanych uprawnień do ulgi na przejazdy.

2) W razie wątpliwości można skorzystać z opcji pomocy w Portalu, Aplikacji, lub POK.

 § 10

Informacje o obowiązku podania danych

1) Podanie niektórych danych osobowych jest niezbędne do prawidłowego świadczenia Usług lub realizacji żądania czy zgłoszenia przez Administratora. Stosując zasadę minimalizacji, Administrator nie zbiera większej ilości danych, niż jest to niezbędne do realizacji celów określonych w § 4. Brak podania wymaganych informacji może spowodować ograniczenie lub zaprzestanie świadczenia usług lub realizacji żądania czy zgłoszenia.

2) Osoby zgłaszające działania niepożądane, dotyczące oferowanej przez nas usługi, mogą być dodatkowo zobowiązane do podania większej ilości danych, w sytuacji, gdy dane te będą wymagane przez przepisy prawa lub obowiązujące procedury zgłoszenia.

 § 11

Informacje o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych

1) Aplikacja, w której zachodzi przetwarzanie danych Użytkowników, funkcjonuje jako system informatyczny, w których zachodzą procesy przetwarzania danych w sposób zautomatyzowany.

2) Przetwarzanie to może być połączone z procesem profilowania, który nie powoduje negatywnych skutków prawnych, finansowych czy jakichkolwiek innych w stosunku do Użytkowników.

3) Działania jakie prowadzi Administrator w zakresie zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych oraz profilowania, mają za zadanie podnoszenie jakości oferowanych przez niego usług i dopasowania oferty do oczekiwań Użytkowników.

4) Informacje te wykorzystywane są także w celach statystycznych i analitycznych oraz mogą być wykorzystywane do automatycznych procesów dopasowania oferty, w tym również w celach związanych z marketingiem naszych produktów i usług.

 § 12

Lista zaufanych partnerów i dostawców usług

Administrator udostępnia aktualną listę usług zaufanych Partnerów i Dostawców usług, z których technologii korzysta w Aplikacji, a także do których mogą być przekazywane dane osobowe Posiadacza konta w związku ze świadczeniem usług społeczeństwa informacyjnego:

1) Asseco Data Systems S.A.

2) Google LLC poprzez narzędzia: Google Sign In, usługi Google Cloud, Sklep Google Play, GSuite, Google Analytics.

3) Apple Inc. poprzez narzędzia: Apple App Store, Apple ID Sign In.

4) Facebook Ireland Ltd./Facebook Inc. poprzez narzędzia: Facebook Login.

5) Operator Płatności PeP Sp. z o.o.

 § 13

Przekazywanie danych poza obszar UE

Dane osobowe użytkowników mogą być przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, do Państw trzecich, w których nasi Odbiorcy i Dostawcy przetwarzają dane. Wszystkie podmioty, z usług których korzysta System FALA, zgodnie deklarują wykorzystanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i opieranie się na decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów, do których dane mogą być przekazywane. InnoBaltica dokłada najwyższych starań, o ile tylko nasi Dostawcy Usług to umożliwiają, by dane użytkowników były przetwarzane na terenie Unii Europejskiej.

 § 14

Płatności w aplikacji

Aplikacja FALA umożliwia użytkownikom nabywanie produktów lub usług i płatności za nie. Aplikacja nie przetwarza ani nie gromadzi informacji dotyczących płatności ani danych kart płatniczych.

 § 15

Zasady aktualizacji dokumentu

1) Stosownie do potrzeb, zasad prowadzonej działalności oraz zmian w przepisach prawa będą

aktualizowane niniejsze Zasady o odpowiednie zapisy.

2) O wszelkich zmianach InnoBaltica będzie informować na stronie https://systemfala.pl. Dodatkowo, w przypadku istotnych zmian związanych z ochroną prywatności oraz ochroną danych osobowych, InnoBaltica może wysłać na adres e-mail podany przez Użytkownika dodatkowe informacje lub wymagać od użytkownika ponownego zaakceptowania zasad przetwarzania danych osobowych oraz ochrony prywatności.

 § 16

Postanowienia końcowe

1) Niniejsze Zasady obowiązują od dnia publikacji, tj. od dnia 01.06.2023

2) W kwestiach nieuregulowanych niniejszym dokumentem, odpowiednie zastosowanie mają właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.